Spesso in ambito lavorativo ci si ritrova dinnanzi alla necessità di utilizzare un diagramma di Gantt per la presentazione di determinati progetti, senza però avere strumenti necessari alla realizzazione. Questi diagrammi sono molto utili per la rappresentazione visiva del processo di lavoro, ma la loro realizzazione può portate via molto tempo. Per fortuna, ci sono diversi software a disposizione che permettono di disegnare un diagramma di Gantt in modo semplice e veloce.
I diagrammi di Gantt non hanno più segreti con EdrawMax
Cos’è un diagramma di Gantt?
Il diagramma di Gantt è uno strumento di gestione dei progetti utilizzato per visualizzare le attività del progetto in un formato grafico. Questa particolare rappresentazione mostra le attività del progetto come barre orizzontali con lunghezze proporzionali alla durata delle attività. L’asse verticale del diagramma ospita le attività del progetto, mentre l’asse orizzontale rappresenta la linea temporale in cui verranno svolte.
Il diagramma prende il nome dal suo inventore, Henry Gantt, ed aiuta a visualizzare la pianificazione del progetto in modo chiaro e conciso, affinché i membri del team possano vedere chi è responsabile di quale attività, quando ogni attività deve essere completata e quale attività deve essere svolta prima di passare alla successiva. Si potrebbe dire che questo tipo di rappresentazione grafica sia quasi fondamentale nella gestione dei progetti su larga scala, ma particolarmente utile anche per i piccoli gruppi di lavoro.
Quando viene utilizzato un diagramma di Gantt?
Dopo aver visto cos’è un diagramma di Gantt, utilizzato per la gestione del lavoro che sia di grande o piccola portata, proviamo a fare alcuni esempi di diagramma di Gantt applicato alla vita di tutti i giorni. Un’azienda che sfrutta la catena di montaggio, per esempio, può utilizzare il diagramma per illustrare le fasi e le attività che devono essere eseguite durante il processo di produzione. Un mobilificio, per esempio, potrà illustrare tutti i passaggi per la realizzazione di un determinato mobile, assegnando ad ogni operaio un ruolo ben preciso nella catena di montaggio.
Il diagramma risulta particolarmente utile anche nel campo del marketing e delle pubblicità: i responsabili del progetto possono utilizzare il Gantt per illustrare e valutare le strategie di vendita, in modo da suggerire ai manager in modo semplice ma accurato quali sono i cambiamenti da apportare per massimizzare i profitti. In questo settore i diagrammi sono utili anche per le campagne di marketing, consulenze, rapporti, pianificazione di eventi e riunioni.
Il diagramma di Gantt trova applicazione anche nella realizzazione dei siti web: le agenzie infatti sfruttano questo tipo di pianificazione per assegnare ruoli e compiti a sviluppatori e grafici, in modo da avere sempre sotto controllo i progressi nel progetto. Utilizzando un diagramma non ci saranno sovrapposizioni dei ruoli ed ognuno saprà sempre su quale parte del sito web dovrà lavorare per far coincidere il proprio lavoro con quello degli altri.
In generale, il diagramma può essere facilmente applicato ed adattato a qualsiasi tipo di progetto, che sia lavorativo, scolastico oppure personale.
Come disegnare un diagramma di Gantt
Adesso che sappiamo cos’è e come viene utilizzato, è il momento di capire come disegnare un diagramma di Gantt. Per certi versi, la realizzazione di questo tipo di grafica potrebbe ricordarvi la compilazione di un foglio excel, ma con qualche variabile in più. Si parte tracciando due assi: uno verticale che andrà a contenere tutte le attività da svolgere, ed uno orizzontale che rappresenterà la linea temporale.
Per organizzare al meglio il lavoro, creiamo sull’asse orizzontale più colonne, tra cui le fondamentali che conterranno il nome dell’attività da svolgere, la data di scadenza, la priorità, la persona incaricata e la progressione, oltre ovviamente alla linea temporale. Ogni colonna andrà popolata che le relative informazioni, al fine di avere una visualizzazione completa del progetto.
Per esempio, lo sviluppatore del sito dovrà completare urgentemente la realizzazione di un plugin entro le 16 del giorno stesso, quindi andremo ad inserite i dati in questo modo: “Completamento plugin, ore 16:00 di oggi, priorità alta, Marco“. Sarà in seguito lo sviluppatore a dover aggiungere la progressione dell’incarico, segnando l’attività come “completata” al termine del lavoro.
La realizzazione di un diagramma di Gantt è estremamente macchinosa, ma proprio per questo motivo ci sono software che rendono il processo semplice e veloce. Scopriamoli insieme.
Software per disegnare un diagramma di Gantt
Le due soluzioni per disegnare un diagramma di Gantt che vi presentiamo oggi si chiamano EdrawMax e EdrawProj. Queste due applicazioni sono disponibili per Windows, macOS, Linux e web in modo da essere sempre accessibili da qualsiasi terminale si abbia a disposizione.
EdrawMax (qui la nostra recensione) è un’applicazione per fornisce tanti tipi di diagrammi ed in particolare quello di Gantt: grazie a questo programma è possibile realizzare grafici e diagrammi di flusso, planimetrie, progetti elettrici, brainstorming, organigrammi ed organizzare flussi di lavoro e riunioni. Per disegnare un diagramma di Gantt con EdrawMax è necessario semplicemente creare un nuovo progetto ed aggiungere le impostazioni di base come fuso orario, unità di misura, giorni e orario di lavoro. A questo punto bisognerà semplicemente compilare le nuove attività attraverso la comoda interfaccia. In questo modo il nostro diagramma sarà pronto in poco più di 5 minuti.
EdrawProj, d’altro canto, è un strumento professionale completo per la gestione dei flussi di lavoro e del diagramma di Gantt. Questa applicazione offre una visione flessibile e interattiva del progetto con interazione automatica tra l’elenco delle tabelle e la vista Gantt. In questo modo è possibile pianificare, organizzare e tenere traccia di tutti i progetti alla stesso tempo con uno sforzo minimo. Il programma è anche in grado di esportare i diagrammi in formato Word, Excel e PDF (modificabili), in modo da condividere facilmente i progetti con collaboratori esterni.
Per tutte le informazioni e per il download di questi due software vi rimandiamo al sito ufficiale, ricco di dettagli sulle potenzialità di EdrawMax e EdrawProj.
Contenuto realizzato in collaborazione con EdrawMax.
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